Aktuelle Rechtslage

Hinweis: Die Informationen auf diesen Seiten stellen keine Rechtsberatung dar.

Mit dem am 01.01.2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurde der Begriff "Geschäftsbriefe" erweitert.
(Vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG)

Diese Regelung ist nicht grundsätzlich neu, jedoch ist sie seit 1. Januar dieses Jahres auch für geschäftliche E-Mails verbindlich. Verstöße gegen die Vorgaben können Geldstrafen sowie Abmahnungen durch Wettbewerber nach sich ziehen.

Auch in gewerblichen E-Mails müssen also, wie bisher schon in Geschäftsbriefen, die Angaben über das Unternehmen enthalten sein. Da es sich zum Beispiel bei Angeboten, Bestellungen, Kündigungen und Newsletters eigentlich um Geschäftskorrespondenz handelt, muss im Falle einer GmbH die E-Mail den Firmennamen mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, das zuständige Registergericht sowie Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratvorsitzenden enthalten.

Nicht jeder Mitarbeiter muß seine E-Mail-Signatur entsprechend diesen Vorgaben anpassen, sondern nur solche, die für das Unternehmen rechtsverbindlich tätig werden wie zum Beispiel Prokuristen.
(Vgl. http://www.ecc-handel.de/gesetz_zu_pflichtangaben_in_gewerblichen_e-mails.php)

Für wen gelten die Pflichtangaben?

1. Einzelkaufleute
2. Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG
3. Gesellschaften mit beschränkter Haftung
4. Aktiengesellschaften
5. Partnerschaftsgesellschaften
6. Genossenschaften

Welche Angaben müssen enthalten sein?

1. Der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist
2. Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
3. Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige "Hauptsitz", auch wenn die E-Mail z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
4. Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
5. Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)

Bei GmbHs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

• Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen und, falls vorhanden, der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

Bei AGs müssen zusätzlich aufgenommen werden:

• Alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist
• Ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Wir übernehmen keine Gewähr für die Vollständigkeit der Angaben und haften nicht für etwaige Bußgelder.